As reuniões são uma das práticas mais comuns de qualquer organização. No entanto, por causa da pandemia de Covid-19, esse tipo de atividade sofreu mudanças significativas em 2020, passando a acontecer mais no modo virtual, através de sistemas de transmissão de vídeo.
Essa demanda levou o Governo do Rio Grande do Norte, por meio da Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (Cotic) da Secretaria de Estado da Administração (Sead), a desenvolver uma plataforma própria de videoconferência, a fim de proporcionar o encontro virtual de servidores e colaboradores para discutir as pautas e atividades dos órgãos estaduais. O sistema, conhecido atualmente por COTIC Conferência, está disponível para utilização por todas as secretarias e entidades da administração direta e indireta do Executivo.
A ideia de criar uma ferramenta institucional própria para reuniões técnicas já existia antes mesmo do período de isolamento social, recomendado como medida preventiva de contágio da Covid-19. Contudo, devido à necessidade de reunir os servidores que estavam em regime de teletrabalho, o desenvolvimento do sistema foi acelerado.
A COTIC Conferência foi desenvolvida a partir de um software de código aberto adquirido sem custos, na qual coube à Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Comunicação da Sead trabalhar na sua modelação e customização. A plataforma possui, entre seus recursos, opção para upload de slides e documentos, compartilhamento de tela, e compatibilização com links de Youtube e VMEO, lousa para apresentação, além de permissões de restrição de áudio e vídeo por parte de facilitadores e/ou moderadores de sala.
Os órgãos que desejarem fazer uso da COTIC Conferência devem solicitar acesso via Sistema Eletrônico de Informações (SEI) à Cotic/Sead.
